atefbbs
نسبة تقيم الاعضاء لمشاركتى : 30
تاريخ التسجيل : 21/08/2010
 |  موضوع: المرأة والإدارة  الأربعاء سبتمبر 29, 2010 6:29 pm | |
| نظم دعم الإدارة
لقد ساهمت نظم دعم الإدارة بخلق نوع من الربط بين ثلاث عناصر رئيسيه هي قاعده البيانات والمعلومات المتوفره ، النماذج الكميه ( الرياضيه ، الاحصائيه ، بحوث عمليات ) وبين متخذ القرار سواء كان فرد أو جماعه تشارك في عمليه صياغته ويرتبط هذا النوع من النظم بالحاسوب أرتباط وثيق لدخول عمليات رئيسيه في أعداد وتهيئه معلوماته وهي أما أن تكون رياضيه أو غيرها لذلك لعب هذا النظام دوراً هاماً في مساعده ودعم وترشيد المدراء في قراراتهم لخلق هذا النوع من الترابط . (*)
ويحتوي البحث على :-
* مفهوم نظم دعم القرارات .
* أجزاء نظم إتخاذ القرار .
* النظم المؤهلة للاِسهام فى عملية دعم القرارات :
* مزايا نظم دعم القرار.
* مراحل دعم اتخاذ القرار.
* نظم دعم القرار الجماعي .
* النظم الخبيرة.
* نظم ميكنة المكاتب.
* أنواع التقارير التي ينتجها نظام المعلومات الإدارية :
* الخلاصه .
* مفهوم نظم دعم القرارات :-
تلعب المعلومات وأنظمتها دوراً مهماً في صياغه القرارات وضمان تحقيقها لمتطلبات عمليه صنع القرار ويعمل نظم المعلومات الطوره على توفير البيانات بهدف دعم توفير البيانات المطلوبه بهدف دعم وأداره وظائف برامج المشروع لامتياز ما تقدمه بالدقه والحداثه والتكامل والايجاز في عرض الحقائق لتكون مرتبطه أرتباطاً وثيقاً بالمشكله التي يتعلق بها القرار بصوره مباشره .
ويلعب الحاسب الالي دوراً مهماً في عمليه ترشيد القرارات من خلال البرامجيات والعمليات الرياضيه والمحسابيه والتي يمكن أن تنجزها بسرعه ودقه وأرتبطت به عده أنظمه مساعده ومن ضمنها نظم دعم القرارات ويمكن تعريفها :-
وهي النظم التي تعتمد على الحاسب الالي بهدف تقديم المساعده على أتخاذ القرارات المتعلقه بالمهام شبهه الهيكليه ، عن طريق الدمج بين عناصر قاعدة البيانات والنماذج الكميه ( الاحصائيه ، الرياضيه ، بحوث العمليات )بالاضافه لاخذ وجهه نظر متخذ القرار . وقد أختلف الباحثون في وضع تعريف محدد لنظم دعم القرارات فقلما نجد نظام للمعلومات لا وله دور يلعبه في دعم وترشيد عمليه أتخاذ القرار والسبب الرئيسي هو أتخاذ القرار لآعتباره جوهر العمليه الاداريه ومن ثم نوع المشكله يلعب دوراً في تحديد الاسلوب المتبع لحلها .
ويمكن أن نضع تعريفاً أجرائياً مفاده :-
أن عمليه دعم القرارات :- هي النظم التي تعتمد على الحاسوب من خلال أجراء عمليات حسابيه أو رياضيه هدفها مساعده متخذ القرار وترشيد وجهته فهي عمليه ربط بين متخذ القرار والبيانات والعمليات الاحصائيه والرياضيه .
ويمكن تصنيف القرارات التي يتم دعمها بواسطة هذا النوع من النظم الى نوعين هما:-
1- القرارات البنائية:
وهى تلك القرارات الفورية التي تتخذ إستجابة لسياسات مختلفة معدة مسبقا يتم تغذيتها مما يسمى "قاعدة قرارات" .
2- القرارات غير البنائية:
وهي تلك التي تتخذ للتعامل مع المشاكل غير المحددة والمتشابكة أو غير الهيكلية حـيث يمكن تحديد جزء من المعاملات بدقة والجزء الآخر ذو طبيعة احتمالية يكون غالبا مـن الصعب تحديده والتعرف على سلوكه، و من ثم لا يمكن إعداده مسبقا وذلك لنــــدرة القرارات أو عدم وضوحها أو لسرعة تغير هذه القرارات. كما أنها تأخذ في الغالب وقتا كبيراً من متخذ القرار.
* أجزاء نظم إتخاذ القرار : ( )
يعمل قطاع المعلومات في مجالين رئيسيين هما الإدارة، والحاسب الآلي، وتتكون نظم المعلومات من :
أ . المديرين .(Managers) وهم المختصون في المعلومات والمكون الأساسي لهذه النظم .
ب. البيانات.( Data) .
ج. المعلومات.( Information) .
د. قنوات الاتصال . (Canal Communication).
هـ. قاعدة البيانات (Database) .
و. التطبيقات (Application) .
ز. البرامج (Software) .
وخلاصة القول أن موارد أو مكونات نظام المعلومات تتكون من أجهزة وبرامج وقاعدة بيانات وعاملين لإنتاج هذه المعلومات ومستفيدين من هذه المعلومات بالإضافة إلى مراكز المعلومات.
المشاركون في عمل ووظيفة نظم المعلومات.
أ. المبرمجون . وهم نوعان مبرمجو نظام (System Prog.) ، ومبرمجو تطبيقات (Application Prog.) حيث يقوم مبرمجو النظم بكتابة برامج النظم كالتشغيل ونظم قاعدة البيانات وهم من الحاصلين على درجة علمية في الحاسب الآلي ، وقد يعملون بعض الوقت (Part Time) أما مبرمجو التطبيقات فيقومون بكتابة البرامج لأداء أعمال محددة مثل حفظ المخزون.
ب. مدققو البيانات (Date Processing Editor) . وهم الذين يقومون بمراجعة وتدقيق البيانات وتنقيحها.
ج. مدخلو البيانات (Data Entry) هم الذين يقومون بإدخال البيانات من المصادر (الوثائق) الأساسية.
د. إداريو قاعدة البيانات (Database Administrator) ، وهم مصممو قاعدة البيانات الذين يضبطونها ويجب أن تكون لديهم خلفية فنية جيدة وهم الذين يتصلون بالمستفيدين ويجب عليهم المحافظة على المعلومات المخزنة وتحديثها وتقديم المشورة للمبرمجين والمحللين.
هـ. مستشار نظم المعلومات (Information System Consultant)
يقدم المشورة اللازمة للمؤسسة فيما يتعلق بنظم المعلومات ويجب أن يحمل مؤهلاً عالياً كالماجستير أو الدكتوراه ويجب أن يكون لديه القدرة على الاتصال بالمستفيدين وفهم المشاكل التي تقابل المنظمة وتقديم الحلول المناسبة لها.
و. مدير نظم المعلومات ( Information System Manager)
ولأهمية موقعه فهو يحتاج إلى الإلمام بالمهارات الإدارية لجميع وظائف الإدارة ومنها القدرة على (التخطيط ، التنظيم ، الرقابة ، الإشراف ، بالإضافة إلى العلاقات الإنسانية ) ولابد أن يحمل مؤهلاً عالياً في الحاسب لا يقل عن درجة الماجستير.
ز. المترجم / المؤلف (Compiler). وهو الذي يترجم برامج الحاسب المرمزة بلغة الحاسب.
ح. مجموعة الضبط (Control Group) . تقوم هذه المجموعة بالمحافظة على الضوابط المحددة للإدخال والإخراج وتدقق وتراجع المخرجات قبل توزيعها على المستفيدين.
ط. المستفيد النهائي (End User). وهو الشخص الذي تنتهي عنده المخرجات.
المفهوم الموسع لنظم المعلومات الإدارية
يتم النظر لنظم المعلومات الإدارية على أنها عبارة عن عدة أجزاء متكاملة ومتداخلة تتفاعل بعضها مع بعض لتحقيق هدف معين ، ويوفر نظام المعلومات الإدارية المعلومات اللازمة لصانع أو متخذ القرار بالحصول على هذه المعلومات من النظم الرسمية أو غير الرسمية ، وذلك بتحويل البيانات بعد معالجتها إلى معلومات.
ويتكون نظم المعلومات الإدارية من العناصر التي تم إيضاحها سابقاً في (مكونات نظم المعلومات)، وتقع مسؤولية تصميم نظام المعلومات وتنفيذه على المدير ولذلك يجب عليه أن يلم بالآتي )
أ. القدرة على استخدام تقنية المعلومات لتصميم نظام عمل فعال يؤدي إلى إنجاز مهام المنظمة.
ب. تقييم نظم المعلومات واقتراح ما يلزم لتطويرها.
ج. إدارة موارد المعلومات المتاحة.
د. معرفة إمكانيات الأجهزة والمعدات.
أهم التحديات التي تواجه نظم المعلومات:
أ. تناقص قيمة المعلومات إذا لم تستخدم في وقتها المناسب (التقادم).
ب. صعوبة إدخال بعض البيانات وذلك لعدم القدرة على التعبير عنها مثل تحويل بعض البيانات إلى قيم كمية مثل الأفكار الحديثة لإنتاج أو تطوير منتج ما.
ج. احتدام شدة المنافسة.
د. التغيرات البيئية حيث تؤدي إلى تغير الاحتياجات التي على أساسها بني نظام المعلومات ، وبالذات تأثير البيئة الخارجية ولذلك فإن المعلومات لا يمكن أن تنتهي ويكتمل بناؤها لأنها في حالة بناء مستمر (تطوير) وبالتالي يصبح تحديث نظام المعلومات أمراً ضرورياً بالرغم من التكلفة.
هـ. تسارع تغير تكنولوجيا الحاسب الآلي.
و. النقص الحاد في الأشخاص الفنيين الماهرين.
ز. يؤدي التقدم التقني الهائل إلى ضرورة إعادة تأهيل العاملين في حقل نظم المعلومات لمواكبة العصر وتغيراته.
* النظم المؤهلة للاِسهام فى عملية دعم القرارات : ( )
يرى بعض الكتاب أن النظم المؤهلة للاِسهام فى عملية دعم القرارات تشمل تنويعة واسعة من النظم المبنية على الحاسبات , حيث تشمل النظم التالية مرتبة بحسب توقيت ظهورها الزمنى:
0 نظم دعم القرارات
0 نظم الخبرة و الذكاء الاصطناعى
0 نظم المعلومات التنفيذية
0 الشبكات العصبية الاصطناعية
0 نظم المعلومات الاِدارية
أنواع الدعم الذى يوفرها اعملية اتخاذ القرارات المستوى الاِدارى الذى يخدمة توقيت ظهوره نوع نظام المعلومات
دعم المشكلات الروتينيةالمهيكلة بمعاونة أدوات بحوث العمليات التقليدية الاِدارة الوسطى الستينيات نظم المعلومات الاِدارية
المشكلات شبة المهيكلة و غير القابلة للهيكلة التى تحتاج اِلى كم ضخم من النمذجه و الحكم الشخصى 0 المديرين
0 المحللين السبعينيات نظم دعم القرارات
المشكلات المعقدة غير المهيكلة باِستخدام أدوات المنهج الوصفى 0 المديرين
0 الأخصائيين الثمانينات النظم الخبيرة
لا تدعم اتخاذ القرارات اِلا عندما تقترن بنظم دعم القرارات كبار المديرين التنفيذيين فقط الثمانينيات نظم المعلومات التنفيذيه
تفيد فقط فى التنبؤ المبنى على دراسة الحالات التاريخية 0 المديرين
0 الأخصائيين التسعينيات الشبكات العصبية
و بمطالعة الجدول السابق يتضح أن
01 أن كل نظام من نظم المعلومات المذكورة نشا فى توقيت مختلف
02 أن كل نظام منها تم تناولة عند ظهورة كنظام منفصل للمعلومات , يلبى احتياجات معينه للمديرين و غيرهم من المستخدمين فى مستوى اِدارى معين
03 أن القاسم المشترك الذى يجمع بين هذة الأنظمة المختلفة هى تكنولوجيا المعلومات . و التى تقوم فى جانب منها على تكنولوجيا الحاسبات و الأتصالات
04 أن التكامل و التنسيق و علاقات التفاعل المتبادلة بين هذة الأنظمه ما يزال فى بداية عهدة
و من ناحية أخرى , فقد أتبع ( ألتر) منهجا موضوعيا يركز على نوع المعلومات المطلوبة لدعم القرار , حيث أوضح أن المعلومات التى تقدمها هذة النظم تسهم فى تقديم صور مختلفة من الدعم لعملية أتخاذ القرارات و قد قام بترتيب هذة الصور فى ستة مستويات متتابعة.
* خصائص نظم دعم القرار:
1- تساعد متخذي القرار في تنفيذ المهام شبه الهيكلية.
2- تعتمد على التفاعل البشري - الآلي عن طريق تقديم الإمكانيات الاستفسارية للحصول على إجابات لسلسلة من الأسئلة لطرح السيناريوهات البديلة أمام متخذ القرار.
3- تقدم نظم دعم القرار الدعم لكل المستويات الإدارية وخاصة الإدارة العليا.
4- تقدم نظم دعم القرار الدعم في مجال القرارات المستقلة أو القرارات التابعة التي يتطلب القرار الواحد أن يتخذ بأكمله نتيجة التشاور والتفاعل بين مجموعة من الأشخاص.
5- تمكن نظم المعلومات متخذ القرار من إيجاد حلول للمشاكل محل الدراسة وأيضا اختيار عدد من الحلول المختلفة مع الاحتفاظ بنشاطه الأساسي وهو التحكم والرقابة على عملية اتخاذ القرار.
6- تجمع نظم دعم القرار بين قواعد البيانات والنماذج الرياضية والإحصائية.
7- توفر نظم دعم القرار الدعم اللازم في مختلف مراحل اتخاذ القرار، بدءاً بالإدراك وتحديد المشكلة إلى مرحلة الاختيار النهائي لأفضل البدائل.
8- يجب أن تكون نظم دعم القرار مرنة بحيث يمكن تعديلها بحيث تتلاءم مع الظروف المحيطة.
* مزايا نظم دعم القرار:
1- إمكانية اختبار أكبر عدد من البدائل.
2- الاستجابة السريعة للأوضاع غير المتوقعة.
3- توفير الوقت والتكلفة.
4- إمكانية تجربة أكثر من سياسة مختلفة للحل..
5- إمكانية الوصول إلى قرارات موضوعية تأخذ في الاعتبار وجهة نظر متخذ القرار.
6- زيادة فاعلية عملية اتخاذ القرار.
7- تضييق الهوة بين مستويات أداء متخذي القرار.
* مراحل دعم اتخاذ القرار :
تمر عملية دعم اتخاذ القرار بثلاث مراحل مختلفة تم توضيحها بنموذج "هربرت سيمون" 1960م كأساس لعملية دعم اتخاذ القرار، حيث يمكن استخدام هذا النموذج لوصف القرارات السريعة والقصيرة المدى بالإضافة الى القرارات الاستراتيجية طويلة المدى.
وينقسم نموذج "سيمون" الى ثلاث مراحل رئيسية هى: مرحلة الاستخبارات، مرحلة التصميم، ومرحلة الاختيار :
1- المرحلة الأولى: الاستخبارات
تبدأ مرحلة الاستخبارات لعملية دعم القرار من خلال مبدأين هما:
أ- اكتشاف المشكلة:
ويقصد به التعرف على أى شيء لا يتفق مع الخطة السابق تحديدها أو مع المعايير القياسية الموضوعة. وبالتالى يكون الهدف الذي يسعى من أجله متخذ القرار واضحا.
ب- السعي الى الفرص المتاحة :
ويعنى إيجاد بعض الظروف التى تبدو أنها تقدم لمتخذ القرار لتحقيق عائد أفضل.
بعد اكتشاف المشكلة وصياغتها فى المرحلة السابقة فإن المشكلة التى لها حل وحيد لا تعد مشكلة فى ذاتها بل هى حقيقة لا بد من التسليم بها. أما إذا كان للمشكلة أكثر من حل فإن وجهات النظر بشأنها تتعدد وتتباين قوة وضعفاً.
وخلال هذه المرحلة يجب على متخذ القرار أو المساعدين له إعداد ملخص عام عن الحلول البديلة الممكنة، مستعيناً في ذلك بالأساليب العلمية الحديثة، وأدوات التصميم المستخدمة فى علوم إدارة وتحليل وتصميم النظم.
والجزء الهام فى عملية اتخاذ القرار هو استخراج البدائل:
ومهمة استخراج البدائل عمل خلاق وإبداع يمكن تعلمه. والعملية الإبداعية تتطلب وجود معارف دقيقة لمجال المشكلة وحدودها بالإضافة الى الدوافع لحل المشكلة. ويمكن تعزيز الإبداع بواسطة وسائل مثل السيناريوهات، التفكير العقلي، قوائم الاختبار، وقوالب عملية القرار.
وتحتوى مرحلة تصميم نظام دعم القرار على عدة خطوات: تبدأ بالتخطيط ثم البحث وتحليل النظام ثم الوصول الى تصميم وتكوين النظام وأخيراً تنفيذ البرامج ومتابعة التغيرات للخروج بالتعديل المطلوب، نتيجة دروس وحقائق التنفيذ الفعلى.
المرحلة الثالثة: الاختيار
تعتبر هذه المرحلة هى جوهر عملية اتخاذ القرار حيث يواجه متخذ القرار مجموعة بدائل متعددة، ويجب اختيار أحدها الذى سيطبق ويلتزم به أفراد المنظمة أو المؤسسة. وقد يبدو ذلك سهلا ولكن فى الواقع توجد صعوبات كثيرة تجعل من مرحلة الاختيار عملية معقدة ومن ذلك: تعدد الأفضليات، عدم التأكد تعارض المصالح الرقابة، اتخاذ القرار الجماعى.
نماذج التنبؤ والمحاكاة ونظم دعم القرار إن جوهر نظم دعم اتخاذ القرار هو التنبؤ والإنذار المبكر وصياغة السيناريوهات المبنية على نماذج المحاكاة، حيث تقوم نظم دعم القرار بعمل المزج بين البيانات المتاحة مع الرؤى الشخصية لمتخذ القرار، ويتم كله داخل بوتقه من النماذج الرياضية للتنبؤ والمحاكاة.
وفيما يلى نعرض السمات العامة والتطبيقات المختلفة للنموذجين.
1- نموذج التنبؤ:
وتلعب نماذج التنبؤ دورا هاما فى إمداد متخذى القرار بالتنبؤات والمعلومات الهامة بوقت كاف قبل وقوع الأزمات الناتجة عن المخاطر، سواء كانت مخاطر ناتجة عن ظواهر طبيعية أو كانت بفعل الإنسان ولكنها غير متعمدة.
وتلعب الأساليب الكمية (الرياضية والإحصائية) وتكنولوجيا الحاسب الآلى وكذلك تكنولوجيا الاتصالات والاستشعارات من البعد دورا أساسيا فى عملية التنبؤ، حيث تتيح هذه التكنولوجيات إمكانية القياس والمراقبة والرصد وبالتالى إمداد فريق دعم القرار بالتحذيرات والتنبؤات بالأزمات الممكن حدوثها. ومن ثم يمكن تجنب الآثار السلبية أو أخذ الاحتياطات اللازمة للتخفيف من المخاطر.
وغالبا ما تستخدم الطرق الإحصائية فى تحليل ودراسة قاعدة البيانات التاريخية المتاحة والاستفادة منها فى التنبؤ باحتمالات حدوث أزمات متشابهة فى المستقبل.
2- نموذج المحاكاة:
ومن ناحية ثانية توجد استخدامات أخرى للنماذج الرياضية من خلال صيانة السيناريوهات اللازمة لعمل مجموعة من البدائل التى يمكن لمتخذ القرار اختيار بديل منها.
* نظم دعم القرار الجماعي : ( )
نظام دعم القرار الجماعي هو نظام تفاعلي مبنى على الحاسب الآلى ويقوم بتسهيل إيجاد الحلول للمشاكل المتشابكة غير المهيلكة. وتتميز عملية اتخاذ القرار في هذه الحالة بأن متخذى القرار يعملون معا كفريق متكامل يجمعهم اجتماع أو مؤتمر ما أو مشكلة بعينها والغرض هو الوصول الى قرار موحد يجمع بين الخبرات المختلفة. فهناك طرف يعني بالإجراءات المتعلقة بخسائر الأرواح، وآخر يعنى بالإجراءات الأمنية، وثالث يعنى بالتعويضات المالية والشؤون الاجتماعية، أو الجانب الإعلامي لأزمة ما. وكل هؤلاء يعملون فى إطار الأزمة المنوط بهم مسئولية اتخاذ القرار اللازم لمواجهتها. ولضمان التنسيق لابد من أن تكون هناك أداة واحدة فقط تقدم الدعم لهم جميعا" وهى فى حالتنا هذه نظام دعم القرار الجماعى. ويهدف الى إيجاد بيئة عمل فعالة لمتخذى القرار المشتركين فى إدارة أزمة ما.
ويتسم نظام دعم القرار الجماعي بالخصائص التالية:
1- نظام جماعي وليس فردياً.
2- يستخدم تكنولوجيا الاتصالات استخداما "مكثفا".
3- يهدف إلي الحد من السلوكيات السلبية كالاستهتار بالوقت ومحاولة فرض الرأي.
4- يهدف إلى دعم السلوكيات الإيجابية كالمشاركة فى الرأي وتحفيز التفكير العلمي.
ويتألف نظام دعم القرار الجماعى من مجموعة من المكونات المادية المختلفة، التى من أهمها:
1- غرف اتخاذ القرار.
2- شبكة اتصال لاتخاذ القرار.
3- تكنولوجيا عقد المؤتمرات من على البعد .
4- اتخاذ القرار من على البعد .
5- يعتبر نظام دعم القرار الجماعى امتداداً لنظام دعم اتخاذ القرار التقليدي فى اتجاه دعم أكثر فاعلية. ومن ثم فإن النظام الجماعى هو نظام دعم اتخاذ قرار، مضافاً إليه التعديلات الآتية:
1- تدعيمه بشبكة مكثفة للاتصالات
2- تدعيمه بوسائل لزيادة الفاعلية. والمشاركة الفكرية من خلال نماذج للاقتراح والترتيب والدرجات، تهدف جميعها للوصول إلى رأى موحد عام.
3- تدعيمه بوسائل تأمين مصداقية وإعتمادية أكثر من التي يوفرها نظام دعم القرار الفردي.
ظهرت بوادر الذكاء الصنعي عام1956، رغم أن العمل به بدأ قبل ذلك بخمس سنوات تقريباً، ولكن تجدر الإشارة إلى أن موضوع الذكاء قد دُرس وفكٍّر فيه منذ أكثر من 2000 عام، فقد حاول الفلاسفة فهم كيف أن النظر، التعلم ،التفكير والتأويل ممكن وكيف يمكن صنعه.
المصدر : إعداد الباحث
هناك العديد من التعريفات للذكاء الصّنعي نذكر منها الآتي: "الذكاء الصّنعي هو دراسة كيفية توجيه الحاسب لأداء أشياء يؤديها الإنسان بشكل أفضل" (Elaine rich).،وفي تعريف آخر نجد أن هدف الذكاء الصّنعي هو بناء آلات قادرة على القيام بالمهام التي تتطلب الذكاء البشري [ ](Nils Nilsson).
تنافست مدرستان على شرح هذا التعريف الجديد ،وتحديد المنحى الذي يجب أن يسلكه الذكاء الصنعي، حيث سعت المدرسة الأولى إلى محاكاة التفكير البشري، أي تقليد ملكة التفكير عند البشر باستخدام البنية الحالية للحاسب ، وقد أدى هذا الاتجاه إلى تطوير ما يسمى الذكاء الصنعي التقليدي، وهي الأنظمة الخبيرة التي تقوم بتمثيل المعرفة كمعطيات مرمزة Symbolic data ،وفي نفس الوقت عملت المدرسة الثانية على نمذجة الدماغ البشري ،أي على تصميم أنظمة إلكترونية تشبه في بنيتها وعملها دماغ الإنسان، وأدت لظهور الشبكات العصبونية .
* الفروق بين نظام دعم القرارات و نظام المعلومات الأدارية : ( )
من أهم هذة الاختلافات ما يلى :
1) أن نظام دعم القرارات يمكن أستخدامة فى أى دعم للمشكلات غير المتكررة و غير المتوقعة
أما نظم المعلومات الأدارية فاِنها تتعامل مع مشكلات روتينية مهيكلة اِن المعلومات التى تقدمها تتدفق فى شكل تقارير تشخيصية أو تقارير استثنائية و هذة المعلومات تكفى عادة لدعم أتخاذ القرارات المهيكلة لكنها تكون ذات قيمة و فائدة محدودة بلنسبة للمشكلات غير المهيكلة
2) أن بمقدور نظام دعم القرارات أن يقدم تمثيلا واقعيا و صادقا لحقيقة المشكلة فميكانيكية بناء النماذج التى يحتوى عليها النظام تستطيع تخليق نموذج لتمثيل المشكلة يمكن الوثوق بة و بلتالى فاِن متخذى القرارات يثقون بصحة هذة النماذج و يقبلون بصحة النتائج التى تترتب عليها .
أما نظم المعلومات الأدارية فاِن الطريقة التى يتم بها أدراج الكثير من النماذج لا تبعث على وجود مثل هذة الثقة فهذة النماذج يقوم بوضعها فى وقت ما أخصائيو بحوث العمليات و ينصرفون الى مشاغلهم و مع مضى الوقت تصبح هذة النماذج بالية و عتيقة
3) أن بمقدور نظام دعم القرارات أن يوفر الدعم خلال المدى الزمنى المسموح به فالنظام يسمح بتصميم و أستخدام النماذج المستحدثة فى أيام قليلة خاصة فى المشكلات التى تتطلب أتخاذ قرارات عاجلة
أما فى نظام المعلومات الأدارية فاِن الوقت المستغرق فى كتابة البرامج الازمة لتصميم نماذج جديدة و الحصول على النتائج يكون عادة أطول بكثير من المدى الزمنى المناسب لاتخاذ القرار
4) أن نظام دعم القرارات يقبل التطور و التكيف سواء مع تزايد خبرة متخذ القرار بالموقف أو كرد فعل التغير السريع فى الظروف المحيطة بالقرار
أما نظم المعلومات الأدارية فتتميز بالثبات و الأستقرار النسبى و عدم المرونة فى التكيف مع التغيرات فى الموقف أوفى مستوى خبرة و تعلم متخذ القرار
* النظم الخبيرة :
النظم الخبيرة , أحد أقوى فروع الذكاء الإصطناعي الذي يعتبر بدوره أقوى فروع علم الحاسب الآلي .
فما هي النظم الخبيرة ( Expert Systems ) ؟
هي برامج تُحاكي آداء الخبير البشري في مجال خبرة معين , وذلك عن طريق تجميع واستخدام معلومات وخبرة خبير أو أكثر في مجال معين .
باختصار هذه النظم أوجدت من أجل استخلاص خبرات الخبراء -وخصوصاً في التخصصات النادرة – وضمها في نظام خبير يحل محل الإنسان ويساعد في نقل هذه الخبرات لأناس آخرين بالإضافة إلى قدرته على حل المشكلات بطريقة أسرع من الخبير البشري .
من مميزات هذه النظم :
1. أنها سهلة الإستخدام لأي مستخدم سواء مستخدم عادي أو مطوّر .
2. أنها نافعة في مجال التطبيق بشكل واضح .
3. قادرة على التعلم من الخبراء بطريقة مباشرة وغير مباشرة .
4. قادرة على تعليم غير المتخصصين .
5. قادرة على تفسير أي حلول تتوصل إليها مع توضيح طريقة الوصول إليها .
6. قادرة على الإستجابة للأسئلة البسيطة وكذلك المعقدة في حدود التطبيق .
7. وسيلة مفيدة في توفير مستويات عالية من الخبرة في حال عدم توفر خبير .
8. قادرة على تطوير آداء المتخصصين ذوي الخبرة البسيطة.
س. مع كل هذه المميزات القوية إلا أننا لم نلحظ انتشاراً قوياً لمثل هذه الأنظمة فما السبب ؟
الأسباب :
• أنها ذات تكلفة عالية مقارنةً بالتطبيقات التقليدية .
• نظام تطبيقها محدود في النظم الإدارية واسترجاع المعلومات المتكاملة .
إلا أنه ومع هذه المشاكل هناك أسباب قوية تجعل بعض الشركات تتغلب على هذه المشاكل منها :
• الإحتفاظ بالخبرة والمعرفة من الإندثار أو الإنقراض , وخصوصاً في التخصصات الهامة الكثيرة الإستخدام أو النادرة .
• حل المشاكل , مما يحفظ الوقت و المال والجهد .
• زيادة الخبراء في مجال تطبيق النظام الخبير .
ومن أهم مجالات تطبيقات نظم الخبرة هو التصنيف (classification) حيث يكون مطلوب من النظام تحديد الفئة التي ينتمي إليها الكائن المطلوب تصنيفه , كما أن النظم الخبيرة دخلت في عدة مجالات أخرى كالطب والزراعة والتنقيب والإلكترونيات والحاسبات والجيولوجيا والهندسة والتعليم والشريعة والقانون والتجارة والإقتصاد وغيرها الكثير
ولإنتاج نظام خبير يجب توفر عنصرين هامين هما :
1. المبرمج الذي يقوم بتحليل المشكلة وكتابة البرنامج في مجال الذكاء الإصطناعي .
2. خبير المجال وهو الشخص المتخصص في مجال معين وليس بالضرورة أن يكون لديه علم بالذكاء الإصطناعي فالمهم مدى خبرته وإلمامه ببواطن الأمور في مجال تخصصه .
ويمر النظام الخبير بعدة مراحل حتى يظهر بالشكل المطلوب وهي كالتالي :
1. تعريف التطبيق : وفيها يتم تحديد مالذي نريده من النظام ومجال الخبرة .
2. تصميم النظام
3. برمجة النظام
4. اختبار النظام وتوثيقه
ولكل خطوة من هذه الخطوات الأشخاص المكلفين بالقيام بها .
النظم الخبيرة:
إن النظم الخبيرة هي نظم المعرفة،فالنظام الخبير هو”ذلك البرنامج الذكي الذي يستخدم القواعد المأخوذة من الخبرة الإنسانية على هيئة شروط ونتائج في مجال معين واستخدام طرق الاشتقاق والاستدلال لاستخراج، واستنتاج النتائج المعلَّلة بالأسباب، والناتجة عن تطابق هذه الشروط أو النتائج مع شرط أو نتيجة ما، والخاصة بمشكلة معينة يراد إيجاد حل لها” .
أثبتت الأنظمة الخبيرة قدرتها في مجالات معينة أكثر من غيرها فقد اشتهرت في التخطيط،وفي تحليل العوارض تشخيص الأخطاء Diagnostics، وفي التصميم، ونظم دعم اتخاذ القرار وغيرها من المجالات المتخصصة التي تم فهم العمليات المطلوبة لها، والتي تتناسب والقدرات التمثيلية والاستنتاجية لهياكل الأنظمة المستخدمة.
يتم تطوير أي نظام خبير من خلال ثلاثة مراحل مهمة هي:[ ]
• تمثيل المعرفة: Knowledge Representation يحتاج المصمم في هذه المرحلة لتحديد الطريقة التي سيمثل بها المعارف والقوانين التي تحكم مجال العمل، وهنا :بإمكان المصمم أن يختار منها أشهرها، طريقة “الاعتماد على القواعد ” (Rule Based)؛ وهي عبارة عن مجموعة من العبارات المنطقية تسمى بـ”if- then Rules” .
• اكتساب المعرفة: Knowledge Acquisition في هذه المرحلة يتم تجميع القوانين التي تحكم المجال الذي سيعمل فيه النظام الخبير، وعادةً ما يكون مصدر هذه القوانين خبير بشري له معرفة شاملة بميدان العمل ومعرفة عميقة بكل تفاصيله.
• محرك الاستدلال: Inference Engine يحتاج المصمم بعد اكتساب وتمثيل المعرفة إلى تحديد الطريقة التي يصل بها النظام الخبير إلى النتيجة بناءاً على ما لديه من معلومات، وتعتبر هذه المرحلة أصعب المراحل.
3-5-2- التنقيب في البيانات:
يتم تعريف التنقيب في البيانات،بأنه عملية تحليل كمية كبيرة من البيانات لإيجاد علاقة منطقية تلخص البيانات بطريقة جديدة تكون مفهومة، ومفيدة لصاحب البيانات] [، ويطلق اسم "نماذج" models على العلاقات والبيانات الملخصة التي يتم الحصول عليها من التنقيب في البيانات.
تستخدم التنقيب في البيانات عادةً مع بياناتٍ قد تم الحصول عليها بغرض غير غرض التنقيب في البيانات (مثلاً قاعدة بيانات التعاملات في مصرف ما)، ممَّا يعني أن طريقة التنقيب في البيانات لا تؤثر مطلقاً على طريقة تجميع البيانات ذاتها،وهذه هي أحد النواحي التي يختلف فيها التنقيب في البيانات عن الإحصاء، ولهذا يشار إلى عملية التنقيب في البيانات على أنها عملية إحصائية ثانوية،وتجدر الإشارة هنا أن كمية البيانات تكون عادة كبيرة، أما في حال كون كمية البيانات صغيرة فيفضل استخدام الطرق الإحصائية العادية في تحليلها.
هناك ثلاثة أهداف للتنقيب في البيانات:
• من أجل تعليل بعض الظواهر المرئية.
• من أجل التثبت من نظرية ما، كالتثبت من النظرية التي تقول بأن الأسر الكبيرة تهتم بالضمان الصحي أكثر من الأسر الصغيرة عدداً.
• من أجل تحليل البيانات، للحصول على علاقات جديدة وغير متوقعة.
هناك عدة وسائل مختلفة من أجل التنقيب في البيانات، وإن اختيار الوسيلة المناسبة يعتمد على طبيعة البيانات تحت الدراسة وعلى حجمها، كما يمكن إجراء عملية التنقيب في البيانات بالمقارنة مع سوق البيانات ومخزن البيانات، وبعض هذه الوسائل هي ] [:
• الكشف عن قانون Rule Discovery: البحث عن منوال معين أو علاقة معينة في جزئية كبيرة من البيانات.
• معالجة الإشارات Signal Processing: إيجاد الظواهر المتشابه مع بعضها البعض.
منطق الغموض(Fuzzy Logic):
جاء منطق الغموض أو لسد الثغرات في المنطق الكلاسيكي الذي يعتمد على الأساليب الكمية لـتحليل الأنظمة وإصدار القرارات، وهذا الأمر يتسم بالدقة ويشترطها في الأنظمة التي يتعامل معها، إلا أنه في بعض الأحيان لا تكون الدقة مطلوبة عند التعامل مع المسائل المعقدة، فأحياناً كلما زاد التعقيد، كلما فقدت العبارات الدقيقة فائدتها، فالإنسان لا يتعامل في شؤون حياته بالأرقام والمعطيات الدقيقة، ولكنه قادر على اتخاذ قرارات صعبة وقادر على التعامل مع أوضاع كثيرة بنجاح ] [.
يعتمد المنطق الترجيحي على تقنية دمج المعلومات الغير دقيقة تماماً، والتقريبية مما يؤدي بدوره إلى تحقيق تقنية تحديد الموضع الأفضلي بشكل أوتوماتيكي،كما أن المنطق الترجيحي يساعد النظام على إعطاء حلول تقريبية جداً عندما يكون أمامه أكثر من خيار، وأي عندما قد يكون في الحل شك [ ]
إن تطبيقات المنطق الترجيحي واسعة ومتنوعة وهي تساعد في حل المسائل التي يصعب حلها بالمنطق التقليدي، ومن الأمثلة على هذه المسائل تلك التي تأخذ طابع عدم التأكد أو المسائل غير واضحة المعالم، أو بكلام آخر المسائل التي يكون فضاء الحلول فيها غير واضحٍ كفايةً، ولا يمكن إخضاعه لـقانون احتمالي ثابت، كما تكون فعالة في المسائل التي يكون فيها تنوع كبير في المتحولات والخيارات، وكمثال على ذلك تلك المسائل التي لا يمكن تمثيلها بشكل خطي والتي تكون فيها المعلومات المتعلقة بالنظام المدروس غير موصفة، أو غير واضحة ومعلومة بشكل كامل مسألة حركة الـروبوت الذاتية (الاستقلالية) التي يتحرك بموجبها في الوسط المحيط بمفرده، والبيئة الجغرافية من حوله ليست ثابتة، إذ نعلم مثلاًً أن هناك روبوتات لها وظيفة ثابتة لا تتغير في بيئة ثابتة (روبوت يقوم بعملية في سير صناعي مثلاً)، أما الروبوتات التي تتطلب حركة ذاتية (ذكية)، أمثال تلك الروبوتات التي ستتحرك في منزل قد يختلف الديكور فيه، أو قد تواجه وجود عقبة في الممر (سيارة لعبة لطفل مثلاً)، هذه العقبة بالتأكيد لا نستطيع برمجة الروبوت مسبقاً بوجودها،وهنا يحقق المنطق الترجيحي نتائج مقنعة جداً في تجاوز العقبات، تتبع الممرات، والعبور من الأبواب …الخ.
يعتمد منطق الغموض على العلميات الحسابية وهناك عدة أنواع لمنطق الغموض ] [هو:
• Propositional fuzzy logic.
• Predicate fuzzy logic.
• Higher-order fuzzy logic.
• Decidability issues for fuzzy logic.
الشبكات العصبونية:
تشكل الشبكات العصبونية محاكاة متواضعة بفعلها وشكلها ومضمونها للشبكة العصبية الحيوية الموجودة في دماغ الإنسان،فكما نعلم أن المخ البشري يتألف من عدد من الخلايا العصبية الحيوية المتصلة مع بعضها البعض بوصلات عصبية، وتعرف الشبكات العصبونية أنها "تقنيات حسابية مصممة لمحاكاة الطريقة التي يؤدي بها الدماغ البشري مهمة معينة، وذلك عن طريق معالجة ضخمة موزعة على التوازي، ومكونة من وحدات معالجة بسيطة تسمى عصبونات Neurons أو عقد (Nodes ،والتي لها خاصية عصبية، من حيث أنها تقوم بتخزين المعرفة العملية والمعلومات التجريبية لتجعلها متاحة للمستخدم وذلك عن طريق ضبط الأوزان"] [.
تتعلم الشبكة عن طريق إعطائها مجموعة من الأمثلة، التي يجب أن تكون مختارة بعناية، لأن ذلك سيساهم في سرعة تعلم الشبكة، ومجموعة الأمثلة هذه تسمى فئة التدريب، وتنقسم طرق تعليم شبكة عصبية إلى قسمين حسب فئة التدريب التي تعرض على الشبكة وهما:
• التعليم بواسطة معلم Supervised: تقوم كل طرق التعليم أو التدريب بواسطة معلم للشبكات العصبية الاصطناعية، على فكرة عرض البيانات التدريبية أمام الشبكة على هيئة زوج من الأشكال وهما المدخل input والهدف target.
• التعليم بدون معلم Unsupervised : في هذه الطريقة تكون فئة التدريب عبارة عن متجه المدخلات فقط دون عرض الهدف على الشبكة، وتسمى هذه الطريقة التعليم الذاتي، حيث تبني الشبكات العصبونية الاصطناعية أساليب التعليم على أساس قدرتها على اكتشاف الصفات المميزة لما يعرض عليها من أشكال وأنساق وقدرتها على تطوير تمثيل داخلي لهذه الأشكال، وذلك دون معرفة مسبقة وبدون عرض أمثلة لما يجب عليها أن تنتجه وذلك على عكس المبدأ المتبع في أسلوب التعليم بواسطة معلم.
تتنوع مجالات استخدام الشبكات العصبونية ضمن تقنيات التعرف (الأشخاص،المواقف،الصوت أو الصورة،الخطوط والكتابة باليد )، والتحكم و محاكاة الأنظمة والنمذجة.
الخوارزميات الوراثية:
تعتبر الخوارزمية الوراثية GA إحدى تقنيات الذكاء الصنعي في مجال تعليم الآلة، وتعتبر من التقانات الهامة في البحث عن الحل الأمثل من مجموعة حلول متوفرة لمشكلة بحث ما، ولاسيّما عندما يكون فضاء الحلول المحتملة كبير جداً .
تستخدم الخوارزمية الوراثية علم الوراثة كنموذج لإيجاد الحلول المثلى حيث تعتبر مشكلة الأمثلية هي البيئة والحلول هي الأفراد التي تعيش في هذه البيئة والأفراد هي أرقام ثنائية أو مجموعة أخرى من الرموز المنتهية، وبما أن ذاكرة الحاسب هي مصفوفة من البتات فأي شيء يخزن فيها يشفر كسلسلة بتات بطول كافي وكل فرد مشفر من المجتمع يمثل تشفير مناسب لحل خاص للمشكلة ومن أجل إيجاد الحل الأمثلي يجب إنجاز بعض العمليات على الأفراد (تصالب – طفرة )، ثم تتكرر دورة الخوارزمية الوراثية بمجتمع جديد .
تعرف الخوارزمية الوراثية Genetic Algorithm بأنها "خوارزمية بحث عشوائي مبنية على أساس تقنية الحلول المثلى تحاكي النشوء الطبيعي و ذلك عن طريق تشفير الحلول الممكنة لتمثيلها على شكل سلاسل مشابهة لسلاسل الصبغي ومن ثم تطبيق (وبشكل عشوائي ) بعض العمليات البيولوجية ( النسخ ، التصالب ، الطفرة ) و العمليات الصنعية (العكس) لإنتاج الحل الأمثل"] [.
تتضمن الخوارزميات الوراثية أربعة مراحل هي :
• تابع التقييم (Fitness Function).
• مبدأ التجمع السكاني للكروموسومات (Population).
• خوارزمية التصالب (Crossover).
• الطفرة(Mutation)..
تستخدم الخوارزميات الوراثية في مجالات التصميم – جدولة المهام، الروبوتية (تخطيط مسار روبوت)،الأمثلية (البائع المتجول – تلوين الرسوم البيانية وتقسيمها-التوجيه –ملء الخزانات(.
3-5-6- الاستنتاج اعتماداً على الحالات الواقعية CBR:
سنتكلم بالتفصيل عن تقنية CBR في هذه الفقرة، كونها الحل الذي اعتمدناه في رسالة البحث.
تعتبر CBR إحدى تقنيات الذكاء الصنعي لبناء نظام خبير، حيث تستخدم قاعدة المعرفة المستنتجة من تجارب، وخبرات سابقة تسمى الحالات(Cases) ، ويتم حل أي مشكلة جديدة بإيجاد الحالة الأكثر تشابها للحالة الجديدة، ومن ثم إعادة استخدامها لتكون حل للمشكلة الجديدة، وتخزن الحالة الجديدة في قاعدة المعرفة لحل مشاكل أخرى في المستقبل.
الاستعادة (Case Retrieval):
نعني بالاستعادة إستحصال المسائل المشابهة ( من قاعدة بيانات معرفية سابقة) التي تشابه بطبيعتها المشكلة المطروحة، يتم في هذه المرحلة توصيف المشكلة وإيجاد الحالات الأقرب للحالة الجديدة وتتضمن عدة مراحل جزئية:
• توصيف المشكلة.
• إيجاد الحالات المشابهة للحالة الجديدة.
• اختيار أفضل حالة مشابهة.
3-5-6-2- إعادة الاستخدام (Case Reuse):
تتضمن إعادة استخدام أجزاء من الحلول المتوصل إليها من الحالات المشابهة لاستخدامها في حل المشكلة الجديدة، تأخذ عملية إعادة استخدام المعرفة بعين الاعتبار الاختلافات بين الحالة القديمة والحالة الجديدة، وأن بعض أجزاء الحالة القديمة يمكن أن تنتقل إلى الحالة الجديدة، وتوجد طريقتان لعملية إعادة الاستخدام:
• نسخ الحل (copy): حيث يتم نسخ حل الحالة القديمة ليكون حلاً للحالة الجديدة.
• تكييف الحل (adapt): حيث يتم استخدام حل الحالة القديمة في الحالة الجديدة، بعد إجراء عمليات تحويل معينة عليه، وتتعلق هذه العمليات بالاختلافات بين الحالتين القديمة والجديدة، والتي تكون على شكل قواعد مخزنة.
تصحيح الحل (Case Revision):
يشمل تصحيح الحل تعديل وتنقيح وتكييف الحل المقترح ليصبح أكثر ملائمة، ويتم في هذه المرحلة اختبار الحل للحالة الجديدة، وتصحيحه في حال فشله وتتألف هذه المرحلة من خطوتين:
• تقييم الحل: يتم تقييم الحل من خلال تطبيقه في الواقع، أو من خلال سؤال خبير.
• إصلاح الخطأ: يتم اكتشاف الأخطاء، وتغيير الحل بحيث يتم إزالتها.
تخزين الحالة الجديدة (Case Retain) :
يتم الاحتفاظ بالحالات الجديدة التي قد تبدو مفيدة وإضافتها لقاعدة المعطيات المعرفية لأنها قد تخدم في مسائل جديدة، ويتم تخزين الحالة الجديدة في قاعدة المعرفة ليتم استخدامها في المستقبل، وبالتالي تمثل CBR عملية الاستدلال، واستنتاج المعرفة، وحل المشاكل من خلال إعادة استخدام تجارب سابقة.
ومن الأمثلة على النظم الخبيرة :
نظام Eliza للعلاج النفسي : وهو عبارة عن نظام يُجري حوار مع المستخدم ويجيب على الإستفسارات كطبيب نفسي خبير , يمكنكم تجربة النظام
* ميكنة المكاتب :
فى التعرف على ميكنة المكاتب يجب التفرقة بين الهيكل الداخلى للنظام و بين البيئة التى يعمل فيها نظام المكاتب.
الهيكل الداخلى للنظام ميكنة المكاتب يتكون من أربعة أنظمة فرعية متفاعلة تتلخص فيما يلى :-
0 نظام أدارة البيانات .
0 نظام أدارة النماذج .
0 نظام أدارة المعرفة .
0 واجهة التفاعل مع المستخدم .
أما البيئة المحيطة التى يعمل فيها النظام فتتضمن ثلاثة عناصر :
0 قواعد البيانات الأخرى (الداخلية و الخارجية )
0 الأنظمة الأخرى للمعلومات المبنية على الحاسبات
0 المستخدمين من متخذى القرارات
عوامل نجاح نظام دعم القرارات
( 1 ) وجود نظام للحاسب الألكترونى
( 2 ) توافر مجموعة من ملفات البيانات المرتبطة ببعضها و المخزنة على وسائط التخزين المختلفة للحاسب
( 3 ) توافر الأموال اللازمة لتطوير نظام الحاسب المستخدم
( 4 ) أقناع الأدارة بأهمية توافر نظام دعم القرارات
( 5 ) توافر مجموعة من المديرين على درجة من الكفاءة الأدارية
( 6 ) التفاعل الدائم بين المديرين فى المستويات الادارية المختلفة
( 7 ) توافر مجموعة المتخصصين فى مجال الحاسبات الألكترونية
( 8 ) أن يكون المتخصصين فى مجال الحاسبات الالكترونية على دراية تامة بالاعمال الادارية للمنشأة
( 9 ) توافر نظام للتدريب المستمر فى المنشأة حتى يتم التفاهم و التعاون الكامل بين المديرين
خطوات بناء نظام دعم القرارات لميكنة القرارات :
( 1 ) تعريف أهداف نظام دعم القرارات
( 2 ) تحديد الموارد المتاحة
( 3 ) تحديد القرارات الرئيسية
( 4 ) تعريف النماذج المعيارية
( 5 ) وضع الأهداف موضع التنفيذ
( أ ) تصميم لغات التعامل مع النظام
( ب ) تصميم نظام معالجة المشكلات
( ج ) تصميم نظام قاعدة البيانات
( 6 ) أختبار النظام
( 7 ) تنفيذ النظام
( 8 ) تقييم النظام
( 9 ) أعادة العمليات لتحسين النظام
1. تحديد الرسالة في نظم المعلومات الإدارية لميكنة المكاتب :
تصف الرؤية الإستراتيجية الإجابة عن تساؤل مقدرة المنظمة في الوصول الى أهدافها ؟ و هي غالبا متمثلة في رسالة المنظمة .
و الرسالة في نظم المعلومات الإدارية تعمل على إتمام الدور الرئيسي في تطوير رسالة المنظمة بواسطة العمل التضامني مع الإدارة العليا لتنفيذ تكنولوجيا معلومات مناسبة للوصول الى الغايات ، و بعد تحديد رسالة نظم المعلومات يمكن تحديد أهدافها وصولا الى الإستراتيجيات و السياسات المناسبة .
2. تحديد أهداف نظام المعلومات الإدارية لميكنة المكاتب :
إن الهدف الأساسي من نظام المعلومات الإدارية هو مساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها . لذا فإن تحقيق أهداف النظام يتم في ضوء إستراتيجية المنظمة و أهدافها .
و يتم ذلك عن طريق :
تحليل و فهم الخطة الإستراتيجية للمنشأة و أهدافها .
ربط أهداف نظام المعلومات بالأهداف العامة للمنشأة .
دراسة الهيكل التنظيمي للمنشأة و مهام الإدارات و الأقسام المختلفة .
و تنطلق أهداف نظم المعلومات من الرسالة و التي تتمثل في جعل المعلومات تخدم المنشأة في الإختيار بين البدائل المختلفة و إضافة قيمة للأعمال .
3. أما أهداف نظم المعلومات لميكنة المكاتب فيمكن أن تتمثل في الآتي : ( )
• تحسين الإتصال بين المستويات و الوظائف المختلفة في المنشأة.
• تزويد الإدارة بتصور و معايير عن الإحتياجات المطلوبة عن المعلومات .
• جعل نظم المعلومات أكثر ملائمة و إستجابة لمتطلبات المستخدمين .
• توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار بكفاءة و سرعة مناسبة .
• سرعة الحصول على المعلومات و ضمان صحة و تكامل المعلومات .
• دعم الخطط الإستراتيجية العامة .
تعمل نظم المعلومات على تصميم و تنفيذ مشاريع نظم تستند على أهداف المنظمة و استغلال فرص الأعمال التي توفرها تكنولوجيا المعلومات الجديدة .
*. أنواع التقارير التي ينتجها نظام المعلومات الإدارية :
أ. التقارير الدورية: يومية، أسبوعية شهرية، سنوية، نصف سنوية، وهي تخدم الإدارة التشغيلية الدنيا، والإدارة الوسطى وفي نفس الوقت قد تكون أهدافا للإدارة العليا، وتحتوي على الميزانية العامة، وقوائم الدخل، وحركة المخزون، وحركة المبيعات.
ب. التقارير الاستثنائية: وهي تقارير غير مجدولة تطلبها الإدارة عند بروز معضلة طارئة حيث تتدخل الإدارة وتطلب تقارير عن هذه المعضلة الطارئة وغير المبرمجة .
ج. التقارير الخاصة: وهي تقارير تعد لحالة أو موقف معين يطلبها المدير لعدم توفرالمعلومات التي يحتاجها فيما لديه من تقارير دورية.
دور نظم المعلومات الإدارية في صناعة القرار
من خلال نظم المعلومات الإدارية يمكن التعرف على المشاكل التي تقابل المنظمة ومن ثم المساهمة في حلها. وكما سبق أن وضحنا فإن نظم المعلومات تحقق تكاملاً بين مختلف وظائف التنظيم حيث توفر قاعدة بيانات تغطي معظم مجالات المنظمة ولذلك فإن نظام المعلومات الإدارية هو الأداة الفعالة أمام الإدارة العليا (المستوى الأعلى) لأنه يوفر المعلومات الآنية والدقيقة والمتكاملة لذلك يعتبر الأكثر دعماً لصانع القرار ، كما أنه يوفر للمديرين المعلومات التي يحتاجها كل منهم. ومع كل هذا فإن نظم المعلومات الإدارية قد لا تغطي كافة المجالات لذلك تم تصميم نظام دعم القرارات. ( )
أ. تطور وسائل صنع القرار
(1) . نظام دعم القرار .(Decision Support System) (DSS) .
(أ) علم الإدارة. (Management Science) الذي قدم نماذج معينة للمساعدة على اتخاذ القرار.
(ب). بحوث العمليات . (Operation Research) حيث اعتمد على الأساليب الكمية والنماذج الرياضية في معالجة المشاكل واتخاذ القرار.
(ج) نظم معالجة البيانات . (Data Processing System) وبظهور الحاسبات الآلية (Computers) شكل الاثنان ما يُعرف بنظم المعلومات (Information System).
(2) نظم دعم القرارات. (DSS) . يسهم هذا النظام في صناعة القرارات وقد صنفه ( آلتر ) حسب درجة مساهمته في اتخاذ القرار على النحو التالي:
(أ) النظم التي تعد تقارير معينة من ملفات متعددة.
(ب) النظم التي تتيح للمدير تحليل ملف كامل من المعلومات.
(ج) النظم التي تساعد المدير على استرجاع معلومات معينة.
(د) النظم التي تمكن المدير من الإجابة على ( ماذا : What ) ، و ( إذا : If ) لغرض تقدير النتائج والتبعات التي ستترتب على اتخاذ القرار.
(هـ) النظم التي تقوم بصنع القرار للمدير مثل النماذج الرياضية.
(3) تعريف نظم دعم القرار (DSS) هي تلك النظم التي تدعم المدير أو فريق العمل لحل مشكلة ما من خلال توفير المعلومات والاقتراحات المتعلقة بالقرار حيث يتم توفير هذه المعلومات على شكل تقارير دورية أو خاصة بالإضافة إلى النماذج الرياضية . وتعتبر نظم دعم القرار طريقة تطبيقية باستخدام الحاسب الآلي في العمليات الإدارية مثل ( زيادة الفعالية والكفاءة وتحسين الإنتاج ) كما يطبق هذا النظام في مجالات التخطيط الاستراتيجي طويل الأمد ويساهم أيضا في وضع السياسات الخاصة بالمنظمة.
(4) مفهوم نظم دعم القرار. هو ذلك النظام الذي يحدث تفاعلاً مباشراً بين الحاسب الآلي والمستخدم النهائي للنظام دون الحاجة إلى وسائل وسيطة مثل خبراء المعلومات ، كما يسمح بالمشاركة في الوقت (Time Cheering) لكل المستخدمين.
وهناك مفهوم آخر يقول أن نظم دعم القرار عبارة عن مجموعة من الإجراءات المبنية على نماذج معينة لمعالجة البيانات ومساعدة المديرين في اتخاذ القرار المناسب.
(5) الصفات الواجب توفرها في نظم دعم القرار:
(أ) البساطة ( البُعد عن التعقيد ).
(ب) سهولة التحكم بالنظام.
(ج) المرونة والقدرة على التكيف.
(د) سهولة وإمكانية الاتصال بهذا النظام.
(هـ) أن يرفع من قدرة وإمكانيات المستخدم في حل المشاكل.
(6) مكونات نظم دعم القرار. يتكون هذا النظام من ثلاثة مكونات تتفاعل مع بعضها البعض:
(أ) نظام اللغة. وهي الوسيلة اللازمة لتحقيق الاتصال بين المستخدم والمكونات الأخرى لنظام دعم القرارات.
(ب) نظام المعرفة. وهي المعرفة التي تتعلق بالمشاكل التي يواجهها التنظيم وتتوفر على شكل إجراءات أو بيانات.
(ج) نظام معالجة المعضلات . ويتضمن النماذج المستخدمة ويعتبر أداة الربط بين نظام اللغة ونظام المعرفة.
(7) الهدف من نظام دعم القرار. يهدف هذا النظام إلى ترشيد عملية صنع القرار وزيادة فعاليته بواسطة التفاعل بين الإنسان والحاسب الآلي وذلك بتمكين المدير من السيطرة المباشرة والتحكم بمخرجات الحاسب الآلي.
ومن ملامح هذا النظام ما يلي:
(أ) دعم القرارات المبرمجة وغير المبرمجة التي تتخذها الإدارة العليا.
(ب) التركيز على خاصيتي التفاعل والمرونة اللتين تؤديان إلى التكيف مع متطلبات متخذ القرار.
(ج) يدعم القرارات الفردية والجماعية مع التركيز على فعالية المحصلة النهائية للقرارات.
(د) التكامل مع بقية نظم المعلومات ا  الموضوع : المرأة والإدارة المصدر : منتديات اضواء الاسلام الكاتب: atefbbs |
|
Cuboمراقب سابق
نسبة تقيم الاعضاء لمشاركتى : 30
تاريخ التسجيل : 24/09/2010
| |
قناص حضرموت
تقيم نشاط المنتدى : 12001
نسبة تقيم الاعضاء لمشاركتى : 48
تاريخ التسجيل : 26/03/2010
| |
